Waar ik me echt over kan verbazen is de manier waarop mensen afspraken maken. Of liever gezegd, dat er feitelijk géén afspraken worden gemaakt. Wat zou het een hoop irritatie en ander ongemak schelen als afspraken duidelijk zijn en iedereen zich er aan houdt.
Waarom is goede afspraken maken lastig?
Medewerkers vertellen mij dat ze geen dingen willen doen waar ze het nut niet van inzien. Het gaat om handelingen die ‘moeten’ en ‘van hoger hand’ zijn opgelegd. Het gaat dan vaak om administratieve handelingen of andere dingen die veel tijd kosten en wellicht niet meteen een zichtbaar resultaat opleveren. Meestal is er best begrip voor de regel, maar het ‘past’ gewoon niet.
Leidinggevenden begrijpen niet dat medewerkers de afspraken niet naleven
Er is in de vergadering over gesproken, er is een mail uitgegaan en toch werkt het niet. Verbaasd en verontwaardigd krijg ik dan de vraag: ‘Snap jij dat nou? Afspraak is afspraak toch?’
Afspraken zijn regels die je met elkaar maakt
En regels zijn er om het werk te structureren, duidelijkheid te scheppen en ritme te creëren. Sommige dingen zijn zo logisch dat je er geen afspraken over hoeft te maken. Het zijn de ongeschreven wetten die bij de cultuur van het team of de instelling passen. Of de dingen die je thuis ook niet doet, of juist wel. Het zou energieverspilling zijn om alles wat goed loopt ook nog eens expliciet af te spreken.
Andere zaken moeten echt afgesproken worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de uitvoering van zorgplannen, ‘hoe te handelen bij calamiteiten’ of om praktische werkafspraken. Wanneer ik met teams of leidinggevenden om de tafel zit bespreken we de volgende vijf punten.
Hoe maak je goede afspraken?
1. Invloed
Zorg ervoor dat de mensen die erbij betrokken zijn invloed kunnen uitoefenen. Bespreek wat het probleem is en sta open voor ideeën uit het team. Je stuurt niet richting de oplossing die je zelf voor ogen hebt. Als je stiekem al weet hoe de afspraak eruit moet komen te zien geef je schijninvloed. Daarmee maak je jezelf ongeloofwaardig.
2. Commitment
Wanneer er geen draagvlak is zal de afspraak snel vergeten zijn. Sterker nog, wanneer mensen zich aan eenzijdig gemaakte afspraken moeten houden is de kans groot dat ze subtiel of openlijk sabotage plegen. Grapjes, smoesjes, afschuiven, vergeten, dwars gaan, het zijn allemaal manieren om niet mee te hoeven doen aan iets dat opgelegd is. Vraag commitment voordat je de afspraak vastlegt.
3. Besluit
Er komt een moment dat je (samen) een besluit neemt: ‘Zo gaan we het doen.’ Daarna is het gesprek hierover voorbij en ga je niet telkens opnieuw de discussie aan. Spreek van tevoren af wanneer je gaat evalueren. Je kunt een nieuw besluit nemen als dat nodig blijkt.
4. Toetsbaar
Het gaat niet om de intentie die je met elkaar uitspreekt. Afspraken moeten concreet en toetsbaar zijn. Het gaat om regels waarvan je kunt zeggen of je je eraan gehouden hebt of niet.
5. Aanspreken
En dan komt het erop aan. Gaat iedereen zich aan de afspraken houden? Meestal lukt het de eerste weken nog wel. Maar er komt een moment dat de aandacht verslapt. Zolang de afspraken nog geldig zijn is het belangrijk dat je elkaar erop aanspreekt wanneer dat nodig is. In een volwassen team kan dat. Doe je dat niet, dan heeft de afspraak geen waarde.
Succes!
(c) 2014 Nicolette de Wijn