Wanneer ik met teams werk is er bijna altijd iets aan de hand. Ik word niet voor niets gebeld. Vaak zijn er ergernissen en frustraties die zich uiten in een gespannen sfeer. Maar dat hoeft niet. Er zijn er ook leidinggevenden die mij als extern begeleider vragen om het permanente ontwikkelingsproces te ondersteunen. In goede en slechte tijden.
Veranderprocessen zijn vaak lastig vorm te geven, zeker als je er zelf midden in zit
Een veel voorkomende fout bij teams waar problemen zijn is de focus op dat probleem. Door aandacht aan het probleem te geven houd je het in stand. Beter is het om je te concentreren op wat je (met elkaar) wilt. Wat is de oplossing? En hoe komen we daar?
Voordat ik een oplossingsgerichte werksessie start heb ik uitgebreid geluisterd naar wat er speelt binnen het team of de afdeling. Vaak komen er dingen uit het verleden ter sprake. Dat laat ik gebeuren omdat ‘gehoord worden’ helpt. We hebben het ook over het doel, de grote wens, dat wat je écht wilt bereiken met elkaar. Iedere ‘maar dat kan helaas niet’ parkeren we tijdelijk om de weg vrij te houden naar dat wat gewild wordt.
Als de werksessie begint zit ik het liefst aan een ovalen tafel in een ruimte met genoeg frisse lucht, koffie, thee en water. Ik refereer kort aan de eerdere sessie(s) en dan gaan we aan het werk. Meestal heb je aan 1 á 1,5 uur genoeg om een stappenplan te bedenken.
Hoe maak je een oplossingsgericht stappenplan?
- Neem een flip-over en stiften.
- Noteer linksonder de huidige situatie (HS). Beschrijf in steekwoorden hoe het NU is, waar jullie last van hebben en hoe je er last van hebt.
- Noteer rechtsboven de gewenste situatie (GS). Beschrijf kort, in de tegenwoordige tijd, hoe de gewenste situatie eruit ziet. Wat doe je? Welk resultaat is er?
- Verbind de HS en de GS met een lijn.
- Bedenk met elkaar wanneer de GS gerealiseerd moet zijn. Dat kan een strikte deadline zijn, maar ook een richtlijn. Noteer de datum bij GS.
- Tussenstap: laat oplossingen noteren op geeltjes en plak die gerubriceerd op een apart vel.
- Ga in gesprek over de stappen die nodig zijn om van de HS naar de GS te komen. Houd het concreet.
- Noteer de stappen langs de lijn van HS naar GS en noteer meteen de dag/week/maand erbij. Het leuke is dat dit helemaal niet in chronologische volgorde hoeft te ontstaan.
Wanneer alle stappen zijn gezet is het plan ontworpen. Het geeft altijd een gerust en bevredigend gevoel dat er een concreet plan ligt waar iedereen aan heeft bijgedragen. De lijn is duidelijk. Het moet alleen nog uitgevoerd worden. Meestal probeer ik het stappenplan op één A4 over te nemen en mail dat aan alle deelnemers door.
Tips
-
- Je mag best een beetje rommelig schrijven, dingen wegstrepen, aanpassen of een extra woord toevoegen. Dat zorgt ervoor dat je in het begin niet vast komt te zitten omdat het papier netjes moet blijven.
- Neem tussendoor en aan het einde de tijd om stiltes te laten vallen. De deelnemers kunnen zich zo vanuit hun eigen rol en functie een voorstelling maken van het proces. Vanuit rust en stilte komen altijd hele waardevolle aanvullingen.
- Kies voor de werksessie een datum waarop iedereen kan. Betrokkenheid en commitment zijn belangrijke voorwaarden om de uitvoering goed te laten verlopen.
(c) 2014 Nicolette de Wijn