Wat is een zzz-team?

Twee medewerkers, werkzaam bij een grote zorginstelling, vertelden mij wat er de afgelopen weken was gebeurd. Hun team van 20 man was gereduceerd tot 8 personen. Meer dan de helft van het team, inclusief de manager, was ontslagen.

Daar zaten ze dan. Opeens ‘zzz-team’: zelfsturend, zelforganiserend en/of zelfstandig. De teamvergadering was een chaotische discussie geworden. De twee medewerkers waren de wanhoop nabij en voelden zich volledig aan hun lot overgelaten. Ze waren niet van plan hun cliënten in de steek te laten, maar hadden wel een zorgwekkende gelatenheid over zich. De spanning op de afdeling was om te snijden. Ze wisten gewoon niet hoe ze verder moesten.

Dat er bezuinigd moet worden is duidelijk, maar domweg de helft van de mensen naar huis sturen werkt niet

Zeker niet als je verwacht dat teams dan opeens als zelfsturend gaan functioneren. Dat is een proces. Je zegt tegen een kind ook niet dat hij op weg naar volwassenheid de pubertijd maar moet overslaan. Die periode is misschien lastig, maar wel noodzakelijk om te leren hoe je vanuit eigen sturing keuzes maakt en initiatief neemt. Met andere woorden: volwassen worden gaat met crises gepaard. Dat hoort zo.

Teams hebben begeleiding en tijd nodig om zzz te worden

Zowel grote als kleine teams vinden het vaak fijn om iemand van buiten te betrekken die hen kan begeleiden. Daarmee wordt de vicieuze cirkel van inadequaat handelen doorbroken en ontstaat er duidelijkheid over wat er als eerste moet gebeuren. Daarna begint de vorming naar volwassenheid.

Gewoontes veranderen doe je niet in een paar weken. De meest succesvolle teams laten zich doorlopend begeleiden. Daarom pleit ik voor lange termijn coaching. Zo kun je de inzichten die aan het begin van het proces ontstaan werkelijk omzetten naar beter functioneren en vervolgens het nieuwe gedrag consolideren.

Ik heb de twee zorgmedewerkers een aantal sessies aangeboden. We gaan samen kijken naar de situatie zoals die nu is en inventariseren wat er nodig is om stappen te zetten richting de gewenste situatie.

Rust en vertrouwen met teamcoaching

Om teams echt zelfsturend, zelforganiserend en zelfstandig te krijgen laat je ze samen met een teamcoach werken aan hun eigen ontwikkeling met de volgende vragen: Hoe organiseren wij ons team? Hoe verdelen we rollen en taken? Hoe leren we omgaan met werkdruk? Hoe kunnen we efficiënt vergaderen? Hoe maken we afspraken? En heel belangrijk: Hoe leren we elkaar aanspreken en feedback geven?

Hoe faciliteer je teams naar zzz?

1. Huur een ervaren procesbegeleider of teamcoach in
Het beste is om een extern begeleider te kiezen. Iemand die zich niet met zorginhoudelijke vragen bezig houdt en geen invloed heeft op functioneringsgesprekken.

2. Bied het team een jaar lang coaching in maandelijks terugkerende sessies
Hiermee is meteen de druk eraf dat het snel moet. Bovendien is die tijd gewoon nodig om echt te kunnen veranderen.

3. Organiseer een teamdag samen met de coach
Op deze dag werk je aan teambuilding en ontspanning. Daarnaast gaan team en coach aan het werk met het formuleren van de coachvraag en leerdoelen.

4. Laat het team na het eerste jaar niet vallen
Na een jaar is er een heleboel bereikt en dan is het goed dat de coaching stopt. Maar zorg dat de drempel om opnieuw begeleiding te vragen laag blijft. Wanneer nieuwe (of oude) problemen direct aangepakt worden kan de teamontwikkeling doorgaan.

5. Blijf verbonden
Houd contact met het team. Vraag regelmatig hoe het gaat met de coaching en vraag of de sessies het gewenste resultaat opleveren.

Meer weten?
Wil je meer weten over procesbegeleiding en andere mogelijkheden om teams te helpen zelfsturend, zelforganiserend en/of zelfstandig te worden? Neem dan contact op voor een kennismakingsgesprek via info@nicolettedewijn.nl

(c) 2014 Nicolette de Wijn