Ik heb nog nooit gehoord dat zorgteams zin hebben in de vergadering. Vaak zijn het uren durende zittingen met een onbevredigend resultaat. Je hoort mensen ongericht dingen zeggen en aan het eind is iedereen moe. Zo’n vergadering is feitelijk verspilde energie.

Hoe zorg je ervoor dat alle deelnemers verantwoordelijkheid nemen voor een zinvolle vergadering?

Halveer de vergadertijd

Hoe minder tijd je hebt, hoe efficiënter je te werk gaat. Je kunt het ook omdraaien: als je de vergadertijd verdubbelt kom je waarschijnlijk nog tijd te kort. De tijd die overblijft als je kort vergadert kun je aan kantoorwerkzaamheden besteden (daarvoor heb je tenslotte chronisch tijdgebrek).

Begin met een meditatie

Een goed begin is het halve werk. Zorg ervoor dat iedereen in het hier en nu aankomt en ontspannen is. In dit artikel vind je een aantal tips: 100% aandacht

Stel het doel van de vergadering vast

Je denk misschien dat iedereen weet waarom jullie vergaderen. Toch is het goed om zo nu en dan het doel van de bijeenkomt te benoemen. Het draagt bij aan heldere input. Kap direct elk onderwerp af dat niet in de vergadering thuis hoort.

Zorg voor structuur

Welke onderdelen laat je iedere vergadering terugkomen? Wie is de voorzitter? Wie notuleert (kort)? Waar zijn de notulen terug te vinden? Sluit elke bijeenkomst af met concrete afspraken. Wie doet wat en wanneer? Begin de volgende vergadering met de gemaakte afspraken.

Zorg voor een agenda

Bereid de agenda voor. Maak iedereen verantwoordelijk voor de inhoud. Spreek een systeem af waarbij agendapunten vooraf worden ingediend bij de voorzitter. Dat voorkomt ad-hoc punten die bij nader inzien niet echt belangrijk blijken te zijn.

Vermijd discussie

Van nature zijn we gewend met elkaar in discussie te gaan. De een brengt iets in en anderen gaan dat betwisten. Het gevolg is dat ieder z’n eigen punt gaat verdedigen. De mensen die niet meedoen aan de discussie zijn so wie so afgehaakt en leveren geen bijdrage aan de vergadering. Leer met elkaar de dialoog aan te gaan. In een dialoog stel je je oordeel uit en onderzoek je met een open houding de bedoeling van de ander.

Spreek alleen wanneer het echt iets toevoegt

Onderdruk de eerste impuls om te reageren. Wat is de waarde van wat je wilt zeggen? Bedenk dan wat je precies wilt zeggen en maak je punt. Zodra je in herhaling valt ben je te lang aan het woord. Wanneer je niet spreekt luister je aandachtig.

Stel jezelf de volgende vragen:
–          Wat kom ik in de vergadering doen?
–          Heb ik deze bijeenkomst nodig?
–          Hebben mijn collega’s mijn inbreng nodig?

Als je antwoorden negatief zijn vraag je dan af wat je kunt doen om dat te veranderen. Als het echt geen zin heeft om deel te nemen blijf dan weg.

Deze punten zijn voor alle deelnemers van belang. Bespreek ze met je team en maak een keuze voor de punten die nu het meest opleveren. Herhaal dit ieder half jaar. Ik wens je een zinvolle vergadering toe.

(c) 2013 Nicolette de Wijn

Titels van interessante boeken die ik gelezen heb vind je op mijn site. Klik hier