Hoe je 100% aandacht krijgt om een bijeenkomst te beginnen

Herken je dit? Over een paar minuten begint de bijeenkomst met je team. Zelf ben je al wat later dan je had gewild en je collega’s komen ieder met hun eigen hectiek binnen. De een komt net uit een andere bespreking, de ander rond een telefoontje af en een derde is druk in gesprek over een voorval met een cliënt. Iedereen gaat zitten en jij heet de aanwezigen welkom. De sfeer is onrustig. Er wordt koffie ingeschonken, mensen zeggen nog even iets tegen elkaar of ze kijken je aan maar zijn er met hun gedachten eigenlijk niet bij. De vergadering verloopt rommelig. Er wordt door elkaar gepraat en er is geen focus. De bijeenkomst lijkt meer op een verplicht nummer dan op een constructief geheel waarin problemen worden aangepakt en resultaat wordt geboekt.

Een goed begin is het halve werk

Wat ik steeds vaker doe is de bijeenkomst beginnen met een korte meditatie. Binnen een paar minuten verandert de energie en is er 100% aandacht om te beginnen.

Ooit begon ik een trainingsdag voor een zorgteam met een korte visualisatie. De trainingsdag was de aftrap voor een traject van een jaar waarin ik een team begeleid naar meer professionaliteit, samenwerking en teamontwikkeling. Het doel van de dag was tweeledig. Inzicht verkrijgen in wat we zouden doen het komende jaar en de teamleden met een positief gevoel te laten beginnen aan het traject.

Op het programma stonden de gebruikelijke onderwerpen: visie en doel van de instelling, kwaliteiten en valkuilen van het team en de vraag: Wat willen jullie dit jaar leren? We hebben ’s middags nog verstoppertje gespeeld in huis om de energie even totaal open te gooien. Daarna hebben de teamleden (met rood hoofd van het rennen) de leerdoelen voor het komende jaar geformuleerd.

Het is niet moeilijk om zo’n programma te bedenken. De onderdelen zijn logisch als je werkt aan professionalisering, samenwerking en teamontwikkeling. Wat ik echt graag wilde was dat iedereen van zichzelf begreep wat zijn of haar persoonlijke drijfveer was om het werk te doen. Ik stelde de vraag: ‘Wat brengt jou hier?’ in een visualisatie waarin iedereen in gedachten terug ging naar het moment dat hij of zij die ochtend van huis was vertrokken. Ik vroeg de teamleden zich te ontspannen en eventueel de ogen te sluiten. Iedereen maakte de ademhaling rustig en liet de vragen die ik stelde binnen komen. Binnen vijf minuten had iedereen vanuit het gevoel ervaren wat voor hem of haar de winst was om in de instelling te werken.

Daarna zijn we in gesprek gegaan over de persoonlijke drijfveren. Het deed me goed te ervaren hoe betrokken iedereen was bij de cliënten. In alle rust vertelden de medewerkers ieder in hun eigen woorden wat ze persoonlijk kwamen ‘halen’ op hun werk. De sfeer was heel open en rustig en iedereen had aandacht voor elkaar.

Vier weken later leidde ik de eerste vervolgsessie en vroeg om feedback over de trainingsdag. Het hele team gaf aan veel baat te hebben gehad bij de visualisatie. Unaniem werd besloten in het vervolg iedere bijeenkomst te beginnen met een korte meditatie. Sindsdien doen we dat en het werkt uitstekend. De ene keer is het een visualisatie die aansluit op het thema van de training, maar het kan ook een ontspanningsoefening zijn om rust in de groep te krijgen.

Ik gebruik de korte meditatie aan het begin van de bijeenkomst voor:

• Aankomen in het hier en nu
• Aandacht krijgen voor de bijeenkomt
• Rust creëren
• Een moment van bezinning over een bepaald thema
• Bewustwording van eigen gevoel, gedachten en lijf

Hoe druk een ieder ook was bij binnenkomst, op het moment dat ik de teamleden vraag ontspannen te gaan zitten verandert de sfeer en ontstaat er een rustige energie. Na enkele minuten rond ik de meditatie af en is het hele team met aandacht aanwezig, bereid om te beginnen.

Weerstand
Ik kan me voorstellen dat je bij het lezen van dit verhaal weerstand voelt. Je hebt dit nooit eerder gedaan en ziet het al gebeuren: er ontstaat een gênante situatie als jij voorstelt om op het werk met elkaar te mediteren. Er zijn genoeg redenen om het niet te doen. Je bent bang dat je op weerstand stuit of je denkt dat je het niet kan. Je denkt dat het te veel tijd kost of je vindt dat het niet iets is voor op het werk. Toch wil ik je adviseren om het wel te doen. Het is de moeite waard. Met de volgende tips wordt het heel gemakkelijk om een moment van stilte in te lassen

Tips:

1. Doe er niet te moeilijk over. Als je voorstelt om te mediteren met elkaar breng je dat op een neutrale manier dus zonder lading. Als jij het normaal vindt is de kans het grootst dat je collega’s met je mee willen gaan.
2. Houd het kort. Het doel is goed beginnen aan de vergadering, niet een spirituele workshop!
3. Bedenk wat je met de meditatie wil bereiken. Op internet zijn een heleboel oefeningen te vinden.

Oefening om rust te creëren

1. Vraag de mensen goed te gaan zitten met de voetzolen op de grond.
2. Doe de suggestie om de ogen te sluiten. Dit is niet verplicht. Je mag ook naar een punt in de ruimte kijken, bv op het tafelblad voor je.
3. Vraag de mensen zich te ontspannen en benoem eventueel de lichaamsdelen daarbij.
4. Vraag de mensen te letten op de ademhaling. De ademhaling volgen maakt al rustig.
5. Spreek met een kalme stem, maar maak het niet zweverig. Hoe meer je bij jezelf blijft hoe beter het is. Las af en toe een paar seconden stilte in.
6. Vraag aan het einde de handen en voeten wat te bewegen, de ogen te openen en even lekker uit te rekken.
7. Blijf er zelf bij. Ontspan, maar laat je niet helemaal wegzakken als je gespreksleider of voorzitter bent.

Je kunt de oefening uitbreiden door te vragen naar waarnemingen uit de directe omgeving of het eigen lichaam. Wat hoor je? Wat voel je? Neem het waar en laat het gaan zonder er iets van te vinden. Je kunt er ook voor kiezen enkele minuten in stilte te mediteren.

Je zult zien dat deze oefening een heel positief effect heeft op de hele bijeenkomst. De aandacht en rust werken door in het gesprek waardoor je met het team kunt focussen op de agenda en constructief werkt aan een resultaat. Je hoeft het alleen nog maar te doen. Ik wens je veel succes!

Mocht je ervaring hebben opgedaan met de oefening dan vind ik het leuk om te horen hoe het is gegaan.

(c) 2012 Nicolette de Wijn.